Zásady zpracování osobních údajů pro účastníky projektů realizovaných společností Recyklohraní, o.p.s. dle GDPR

Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů pro účastníky projektů realizovaných společností Recyklohraní, o.p.s. dle GDPR vydaných společností Recyklohraní, o.p.s., IČ 24787701, DIČ CZ24787701, se sídlem Soborská 1302/8, Praha 6, 160 00, („Zásady“ a „společnost Recyklohraní“) je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje společnost Recyklohraní (jako správce) zpracovává o fyzických osobách při spolupráci na realizaci osvětově vzdělávacích projektů, poskytování služeb, zasílání odměn z katalogu odměn na www.recyklohrani.cz a při návštěvách internetových stránek provozovaných společností Recyklohraní, k jakým účelům a jak dlouho společnost Recyklohraní tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů zástupců školských zařízení spolupracujících na projektech realizovaných společností Recyklohraní, návštěvníků internetových stránek provozovaných společností Recyklohraní, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči společnosti Recyklohraní. Školská zařízení a další organizace zapojené do realizace projektů jsou pro účely těchto Zásad nadále nazývány „Účastníky“.

Tyto Zásady jsou účinné od 25. 5. 2018 a jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“).

A. Kategorie osobních údajů

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je společnost Recyklohraní schopná identifikovat. Při spolupráci na osvětových a sběrových projektech organizovaných společností Recyklohraní a v souvislosti s poskytováním služeb může ze strany společnosti Recyklohraní dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

1. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje

Takové údaje jsou nutné pro zapojení Účastníků do projektů, případně pro uzavření a plnění smluv. Osobní údaje identifikují kontaktní osoby a osoby zastupující Účastníky při zapojení do projektů. Jedná se zejména o následující identifikační údaje:

  • akademický titul
  • jméno a příjmení
  • funkce v organizační struktuře Účastníka
  • kontaktní telefonní číslo
  • kontaktní e-mail
  • adresy na sociální sítě

Identifikační údaje Účastníka:

  • název Účastníka
  • IČO, DIČ
  • adresa sídla Účastníka
  • adresa sběrného místa
2. Údaje o aktivitě Účastníka v rámci jednotlivých projektů a dílčích aktivit projektů Recyklohraní
  • aktivita (osvětová, sběrová, nákup odměny z katalogu, …)
  • pohyby bodového konta Účastníka

B. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě registrace Účastníka do projektu Recyklohraní aneb Ukliďme si svět, oprávněného zájmu společnosti Recyklohraní, čímž je myšleno zejména efektivní spolupráce s Účastníky při realizaci osvětových a sběrových projektů nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

1. Zpracovávání z důvodu plnění předmětu spolupráce na základě registrace Účastníka do projektu Recyklohraní

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění předmětu spolupráce na základě registrace Účastníka probíhá prostřednictvím elektronického formuláře na www.recyklohrani.cz. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby spojené s realizací projektů poskytovat. 

Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely v rámci projektu Recyklohraní aneb Ukliďme si svět:

  • oslovení nabídkou osvětových a sběrových aktivit
  • elektronická a telefonická komunikace v rámci spolupráce při realizaci osvětových a sběrových aktivit
  • zajištění distribuce odměn z katalogu na www.recyklohrani.cz
  • sdílení údajů mezi společností Recyklohraní a partnery, podporovateli a dodavateli s cílem zajistit úspěšnou realizaci osvětových a sběrových aktivit
  • evidence a archivace po dobu spolupráce účastníka na projektech, nebo do odvolání souhlasu

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány.

2. Zpracovávání údajů kontaktních osob Účastníků projektů se souhlasem pro marketingové účely účinným od 25. 5. 2018

Na základě uděleného souhlasu Recyklohraní jako správce údajů zpracovává samostatně nebo prostřednictvím svého zpracovatele zajišťujícího pro správce marketing[1] a rozesílání obchodních sdělení. Pro marketingové účely budou zpracovávány Vaše osobní údaje v rozsahu: jméno, příjmení, telefon a e-mail. 

Na základě § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů, je správce oprávněn používat elektronickou adresu za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se jeho vlastních produktů či služeb obdobných těm, které Vám již poskytl. V těchto případech platí, že tak lze činit až do vyjádření nesouhlasu ze strany Účastníka.

Poskytnutí výše uvedených osobních údajů za marketingovým účelem je dobrovolné. Osobní údaje bude Recyklohraní jako správce zpracovávat manuálně, automaticky v elektronické a listinné podobě po dobu zapojení Účastníka do projektů a to ode dne udělení souhlasu se zpracováním.  Již udělený souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoliv odvolat zcela nebo částečně, a to dopisem doručeným do sídla Recyklohraní nebo na e-mail info@recyklohrani.cz.

C. Kategorie příjemců osobních údajů

Společnost Recyklohraní při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti Recyklohraní, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od společnosti Recyklohraní a nesmí je využít jinak. Jde zejména o správu IT systémů, zajištění svozů, recyklace a ekologické likvidace elektrospotřebičů, baterií a tonerů do tiskáren, zajištění provozu katalogu odměn a jejich distribuce, atd. S každým dodavatelem či partnerem uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů. Aktuální seznam zpracovatelů je zde:

Partneři Recyklohraní:

Asekol, a.s. se sídlem Praha 4, Československého exilu 2062/8, PSČ 14300, IČO: 27373231
Ecobat, s.r.o. se sídlem Praha 6, Soborská 1302/8, PSČ 16000, IČO: 26725967
Elektrowin, a.s. se sídlem Praha 4, Michelská 300/60, PSČ 14000, IČO: 27257843
Cart4Future, s.r.o. se sídlem Přívrat 1963/30, Žabovřesky, 616 00 Brno, IČO: 29281156

Dodavatelé Recyklohraní:

W.A.T.CH. s.r.o. se sídlem Antala Staška 2027/77, Krč, 140 00 Praha 4, IČO: 26172321
Motýl Media s.r.o. se sídlem Žerotínova 720/16, 757 01 Valašské Meziříčí, IČO: 26867583

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem na území České republiky.

E. Způsob zpracování osobních údajů

Společnost Recyklohraní zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost Recyklohraní vede evidenci veškerých automatizovaných činností, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

F. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018

Dle nařízení bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro Recyklohraní identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže Recyklohraní svoji totožnost, následující práva.

1. Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 nařízení bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti Recyklohraní:

  • potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
  • informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování,
  • v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.

V případě opakované žádosti bude společnost Recyklohraní oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit písemně na adresu sídla společnosti Recyklohraní.

2. Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 nařízení bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude společnost Recyklohraní zpracovávat. Účastník, resp. Subjekt údajů má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen nám poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracováváme, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit na adrese info@recyklohrani.cz.

3. Právo na výmaz

Dle čl. 17 nařízení bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost Recyklohraní neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost Recyklohraní má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se na nás obrátit písemně na adresu sídla společnosti Recyklohraní.

4. Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 nařízení bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla společnosti Recyklohraní.

5. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 nařízení bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti Recyklohraní.

V případě, že společnost Recyklohraní neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, společnost Recyklohraní zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla společnosti Recyklohraní.

6. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely účinný od 25. 5. 2018 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to písemně na adrese sídla společnosti Recyklohraní.

Souhlas s marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat zasláním žádosti na e-mailovou adresu info@recyklohrani.cz, nebo na telefonní info lince projektu uvedené na www.recyklohrani.cz.

7. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

 

 

[1] Tj. nabízení výrobků a služeb, zasílání informací o pořádaných akcích, výrobcích, službách a jiných aktivitách a zjišťování zákaznické spokojenosti.